DIALOG Anzeigen

DIALOG Anzeigen

Von Anzeigenannahme und Produktion bis Abrechnung – ein integrierter Prozess

Für das Geschäft eines Verlages sind Anzeigen ein wesentlicher Bestandteil. Der Anzeigenmarkt ist in vielen Regionen stark umkämpft. Auch wenn immer mehr Mittel für Werbung ausgegeben werden, ist die Produktion von Anzeigen rückläufig und die Auflagen sinken. Für den Verlag wird es immer wichtiger, näher an die Zielgruppen heranzukommen.

Integration der gesamten Anzeigenabwicklung

DIALOG Anzeigen umfasst die gesamte Anzeigenabwicklung und integriert alle Prozesse von der Anzeigenannahme über die Verwaltung der Anzeigen, Beilagen und Kundendaten, die Gestaltung der Anzeigen, den automatischen und präzisen Anzeigenumbruch bis hin zur Rechnungsstellung, Abschluss- und Provisionsabrechnung. Dabei besteht die Möglichkeit, gleichzeitig mit mehreren Mandanten zu arbeiten. Alle Einstellungen werden in der Datenbank hinterlegt und sind zusammen mit der Anzeigenannahmemaske verlagsspezifisch definierbar.

Verlagscontrolling

Für Rubriken, Ausgaben, Inserenten und Vertreter können Plandaten hinterlegt werden. Die Auswertung und Gegen-überstellung von Plandaten mit Auftrags- und Umsatzdaten erfolgt einfach und schnell im DIALOG Management-Informationssystem. Hierbei wird der gegenwärtige Auftragszustand (Angebot, Auftrag, Rechnung, etc.) angegeben. So kann frühzeitig erkannt werden, ob Umsatzziele erreicht werden.

Auftragserfassung – schnell, leicht und komfortabel

Eine logisch aufgebaute Maske ermöglicht eine schnelle und intuitive Auftragserfassung. Plausibilitätsprüfungen (wie z.B. der Bankverbindung, Kreditkarte, Postleitzahl, Adresse, buchbare Ausgaben und Rubriken, automatische Kombi-Ermittlung) minimieren Eingabefehler. Zur strukturierten Anzeigenerfassung können beliebig viele Eigenschaftsmerkmale vom Verlag frei definiert und für ein Anzeigenmotiv angegeben werden. Die Eigenschaften können zur Verschlagwortung für die Publikation im Internet genutzt werden. Um die Anlage von Dubletten zu vermeiden, wird in den Namensfeldern mit phonetischer Suche gearbeitet. Für eingehende und ausgehende Telefonate kann eine Telefonschnittstelle eingerichtet werden. Bei der Auftragserfassung können verschiedene Ansprechpartner hinterlegt werden, um Rückfragen schnell klären zu können. Erscheinungstage werden direkt in der Maske oder über den Erscheinungskalender eingegeben, eine Feiertagsregelung weist einen Ausweichtermin zu. Anzeigenaufträge können auch anhand von Ausgabennummern gebucht werden. DIALOG Anzeigen ermöglicht die schnelle Erfassung von Fließanzeigen im Call-Center wie auch die Abwicklung von komplexeren Aufträgen wie z.B. Aufträge mit mehreren Positionen (z.B. Anzeigenstrecken), Motivsplit oder Anzeigen-Beilagen-Kombination. Fließsatz- und standardisierte Anzeigen werden direkt über Muster erstellt. Ein Anzeigenannahmeschluss sichert die termingerechte Produktion. Anzeigenformen und Anzeigenpositionen können mit einer bestimmten Größe und in Abhängigkeit von Ressorts bzw. Rubriken angelegt werden. Die Online-Anzeigenannahme von DIALOG ermöglicht dem privaten wie auch Geschäftskunden seine Anzeigen direkt über das Internet, komfortabel und benutzerfreundlich aufzugeben.

Digitale Auftragstasche

Mit Hilfe einer digitalen Auftragslauftasche können unterschiedlichste Dokumenttypen zu einem Auftrag gesammelt und für die Gestaltung des Anzeigenmotivs verwendet werden.

Preisberechnung

Die aktuelle Preisermittlung erfolgt automatisch anhand der im System hinterlegten Preisstrukturen. Im Preisfenster ist die Zusammensetzung des Anzeigenpreises sämtlicher Erscheinungstermine sofort ersichtlich. Änderungen an einzelnen Preispositionen oder Preismanipulationen einzelner Erscheinungstage sind, abhängig der Benutzerrechte, möglich. Bei einer Preismanipulation ist auf einen Blick erkennbar, wie hoch die Abweichung vom regulären Preis (prozentual und absolut) ist.

Anzeigenworkflow

DIALOG ist extrem flexibel und an die Bedürfnisse eines jeden Verlages anpassbar. Über frei definierbare Anzeigenworkflows werden die für den Verlag optimierten Produktionsabläufe für die verschiedenen Anzeigenarten, wie z.B. Fließsatz-, standardisierte, in einem externen Gestaltungsprogramm angefertigte Anzeigen oder angelieferte Anzeigen abgebildet und gesteuert. Werden alle Anzeigen über die Auftragserfassungsmaske von DIALOG erfasst, ist eine lückenlose Verwaltung der Anzeigen mit allen verbundenen Folgeprozessen, wie dem Erscheinen am richtigen Tag und in der richtigen Ausgabe, der Fakturierung, der Provisionsabrechnung für den Vertreter bzw. der Agentur usw. gewährleistet. Mit Hilfe von frei definierbaren Produktionsstatus und Fristen wird der gesamte Anzeigendurchlauf gesteuert und ein rationeller Arbeitsablauf in Anzeigenabteilung und Technik sichergestellt. Der jeweilige Status einer Anzeige kann jederzeit überwacht, abgefragt und die bereits erfasste Anzeige schon beim Umbruch der Seite berücksichtigt werden. Durch den automatischen Versand von Korrekturabzügen per E-Mail werden manuelle Eingriffe reduziert und wichtige Tätigkeiten nicht vergessen.

Fließsatz- und gestaltete Anzeigen

Für das Bearbeiten von einfachen Fließsatz- oder komplexeren Familien-, Stellen- oder Geschäftsanzeigen stehen alle Funktionen des umfangreichen DIALOG Editors zur Verfügung. Vordefinierte Musteranzeigen werden bereits bei der Auftragsannahme ausgewählt und der gewünschte Text in vorgegebene Boxen eingegeben. Bei Bedarf können einfach und schnell Änderungen durchgeführt werden, wie z.B. die Verwendung eines neuen Logos, ein Schriftwechsel oder Auswahl eines Schmuckrahmens.

Der DIALOG Editor

Der DIALOG Editor steht mit seinen umfangreichen Funktionen an jedem DIALOG Arbeitsplatz zur Verfügung:

Anzeigenlogos

DIALOG übernimmt die gesamte Logoverwaltung. Für Logos stehen im DIALOG Editor die gleichen Funktionen wie für Bilder zur Verfügung.

Zuordnung zu Anzeigenkunden oder Rubriken

Zuordnung zu Anzeigenmotiven

Verwenden und Nachbearbeiten der Logos über die Suchmaske von DIALOG mit Vorschau, auch für die Gestaltung von externen Anzeigen in Adobe® InDesign®

Logos können erst gelöscht werden, wenn diese nicht mehr benutzt werden.

Anzeigengestaltung über DTP

Zusätzlich zum DIALOG Editor bietet das im Lieferumfang enthaltene PlugIn die Möglichkeit Anzeigen mit Adobe® InDesign® zu gestalten. Dabei besteht bei den Verwaltungsdaten grundsätzlich kein Unterschied zur DIALOG Anzeige. Es wird ein interner Gestaltungsauftrag mit allen wichtigen Informationen wie Höhe, Breite, Produktionshinweis, Anzeigentext und Kunde erstellt. In der Anzeigenproduktionsabteilung wird die Anzeige gestaltet oder eine angelieferte Anzeige dem Auftrag zugewiesen. Dabei werden die Anzeigen über eine Abfragemaske nach Kriterien wie Fristen, Produktionsstatus, Auftragsnummer, Erscheinungsdatum etc. ausgewählt und für die Gestaltung geöffnet. Nach Fertigstellung wird die Anzeige in die Datenbank zurückgespeichert und steht daraufhin im PDF-Format für die Integration in die Seite und die Belichtung zur Verfügung. Die Adobe® InDesign® Anwendungsdatei wird für eine eventuelle Nachbearbeitung der Anzeige in der DIALOG Datenbank gespeichert. Mit dieser Verfahrensweise integriert DIALOG einfach und wirtschaftlich die Produktion von externen Anzeigen.

Internet-Anzeigen

In DIALOG können auch Internet-Anzeigen, welche nur im Internet erscheinen, erfasst und abgerechnet werden. Hierzu steht eine separate Auftragsmaske mit den notwendigen Schaltungs- und Preismerkmalen wie Web-Seite, Rubrik, Veröffentlichungsdauer, etc. zur Verfügung.

Banner

Als eigenständiger Auftragstyp können Banner erfasst, verwaltet und abgerechnet werden. Hierzu steht eine separate Auftragsmaske mit den notwendigen Schaltungs- und Preismerkmalen wie Web-Seite, Position, Bannerform, Rubrik bzw. Ressort, Zeitbereiche für die Erscheinung, etc. zur Verfügung. Die Verwaltung der Banner-Motive erfolgt ebenfalls in DIALOG. Banner werden nach Ist- oder Sollwerten von Clicks oder Views (Anzahl Betrachtungen) abgerechnet. Für die Abrechnung nach Istwerten können die Clicks und Views vom Online-System an DIALOG zurück übermittelt werden. Für Banner können Abschlüsse angelegt werden. Umsätze von Bannern können im DIALOG Management-Informationssystem ausgewertet werden.

Internet-Veröffentlichung

Für die Veröffentlichung im Internet können bei der Auftragserfassung weitere Merkmale wie der Zeitpunkt, die Erscheinungsdauer sowie eine Web-Adresse hinterlegte und rubrikabhängige Schlagwörter angegeben werden. Zusätzlich können Anzeigenbilder und Audio- und Video-Dokumente mit einem Anzeigenmotiv verknüpft werden. Anzeigen, Internet-Anzeigen und Banner werden über DIALOG veröffentlicht.

Standard-XML-Schnittstellen

Für den Austausch mit Fremdsystemen oder die Internet-Veröffentlichung verfügt DIALOG über Standard-Import- und Export-XML-Schnittstellen. Da Anzeigen sowohl inhaltlich als auch mit ihren Auftragsdaten im XML-Format gespeichert werden, bietet sich so komfortabel die Möglichkeit, Anzeigenaufträge mit Geschäftspartnerstammdaten z.B. für Partnerverlage als XML-Datei zu exportieren oder auch zu importieren. Für die Anpassung der XML-Dokumente an das erforderliche Zielformat werden in DIALOG XSL-Stylesheets verwaltet. Diese werden den entsprechenden Vorgängen, wie z.B. Export von Anzeigen zugeordnet. Beim Import und Export findet eine automatische Konvertierung in das Zielformat statt.

Nebengeschäfte

Als eigenständiger Auftragstyp können Nebengeschäfte für zusätzliche Aufträge wie z.B. der Verkauf von Reisen, Büchern etc. erfasst, verwaltet und abgerechnet werden. Hierzu steht eine separate Auftragsmaske mit den notwendigen Preismerkmalen wie Verkaufsprodukt, etc. zur Verfügung. Für Nebengeschäfte können Abschlüsse angelegt werden. Umsätze von Nebengeschäften können im DIALOG Management-Informationssystem ausgewertet werden.

Geschäftspartner-Prinzip

Der Stammdatenhaltung in DIALOG liegt ein Geschäftspartner-Konzept zugrunde. Jeder Geschäftspartner des Verlages wird nur einmal zentral angelegt und gepflegt. Geschäftspartner des Verlages sind z.B. Inserenten, Werbegesellschaften, Kreativagenturen, Anzeigenagenturen, Anzeigenvertreter, Veranstalter, Abonnenten. Dabei können Geschäftspartner durchaus auch mehrere Rollen einnehmen. Dubletten können gekennzeichnet und zusammengeführt werden. Bei der Geschäftspartnersuche wird nur noch das Original gefunden, beim Aufruf der Dublette wird immer das Original geöffnet. Auftrags- und Rechnungsumsätze der Dublette werden beim Original-Geschäftspartner angezeigt. Alle Informationen über einen Geschäftspartner, wie z.B. Abschluss- und Kundenumsätze mit den dazugehörenden Aufträgen oder Erscheinungen können anhand verschiedener Selektionskriterien jederzeit angezeigt werden. Aus den Umsatzübersichten sind Aktionen, wie z.B. die Erstellung einer Gutschrift, der Ausdruck eines Rechnungsduplikats, die Nachbearbeitung eines Auftrages oder einer Vertreterprovision sowie das Laden eines Auftrages in die Anzeigenmaske ausführbar. Anzeigenkunden können mit Hilfe der Geschäftspartnerselektion anhand bestimmter Suchkriterien wie z.B. auslaufende Abschlüsse, Vertreter- oder Branchenzugehörigkeit, getätigter Umsatz, etc. recherchiert und für Marketingaktionen, Serienbriefe usw. herangezogen werden. Mit DIALOG Marketing und CRM ist der Verlag in der Lage, vorhandene oder potentielle Kunden zielgerichtet zu bearbeiten. Für die Erstellung von E-Mails oder Briefen direkt aus DIALOG werden entsprechende Musterkorrespondenzen verwaltet. Bei dem Geschäftspartner wird eine Aktivität mit der Korrespondenz erstellt. Durch Geschäftspartner-Rechte ist es möglich, Benutzergruppen die Einsicht nur in bestimmte Daten einzelner Geschäftspartner zu gestatten. Zum Beispiel kann sichergestellt werden, dass ein Vertreter nur Zugriff auf die Daten seiner eigenen Kunden hat. Rechte können für einen Mandanten, einer Firma oder einem Geschäftsbereich zugewiesen werden. So werden klare Trennungen für unterschiedliche Nutzergruppen möglich.

Anzeigen-Statistiken

Für Vertrieb und Marketing stehen umfangreiche statistische Auswertungen zur Verfügung. So können Reports über Kundenumsätze, Anzeigenumsatzentwicklungen, Abschlussstatistiken, Verluste durch kostenlose oder fehlplatzierte Anzeigen, Chiffre-Etiketten und Streifbänder für den Belegversand ausgegeben werden.

Beilagenverwaltung und -abrechnung

DIALOG deckt den gesamten Arbeitsablauf für Beilagen von der Erfassung bis zur Fakturierung komplett ab. Für Beilagen können eigene Preislisten, Tarife und Preisschlüssel hinterlegt werden. Beilagen-Vertriebsgebiete sind frei miteinander kombinierbar.

DIALOG Publikationsarchiv Anzeigen

Es werden die technischen Motive mit Kundenzuordnung zusammen mit den Anzeigenlogos archiviert. Die Motive werden dabei entweder mit einem gesonderten Archivierungslauf oder mit der Produktarchivierung in die Archivdatenbank übertragen. Fakturadaten werden im Journal archiviert. Für Kunden, welche die Online-Anzeigenannahme von DIALOG nutzen, kann der Onlinezugriff auf das Produktionssystem freigeschaltet werden. So können sie Anzeigen schalten, deren Status sehen und Anzeigenmotive freigeben. Eine Auftragsbestätigung per E-Mail ist möglich.

DIALOG Anzeigenbuchungsübersicht

Für den Verkauf von Anzeigen mit fest definierten Anzeigenpositionen steht dem Mediaberater mit der Browser-Applikation DIALOG Anzeigenbuchungsübersicht ein Werkzeug zur Verfügung mit der ihm alle zur Verfügung stehenden Anzeigenplätze dargestellt werden. Auch zur aktiven Vermarktung von Restplätzen ist dies ein effizientes Hilfsmittel.Die gebuchten Anzeigen werden dann über das DIALOG Anzeigen-Platzierungsbuch automatisch an der richtigen Position platziert. Konflikte werden so von Anfang an vermieden und die Anzeige automatisch über DIALOG Produktplanung, Produktionssteuerung und -kontrolle platziert.

DIALOG Editor-Funktionen im Überblick

Komfortables Erfassen und Gestalten mit Schmuckrahmen, Schriftwechsel, Verlaufsraster in verschiedenen Formen, wachsendem Sterbekreuz, Initialen, etc.

Hinterlegte Mustermotive, die Rubriken oder Kunden zugewiesen sein können

Einfache Integration von Elementen wie Logos, Bilder etc. per Drag & Drop aus einer Galerie

Ebenenkonzept, um Texte oder Bilder übereinander zu stellen

Drehen von Text- und Bildboxen, Stürzen von Texten und Drehen von Bildern innerhalb der Box

Gestaltung mit unterschiedlichen Formen: Rechteck, Ellipse, Polygon und Bezier

Spiegeln und Einfärben von Bildern und Logos

Auslesen von Bildpfaden für den Kontursatz; Text wird in Anzeigen und auf der Seite um die Kontur verdrängt.

Bilder bestellen, automatische Bildzuordnung, z.B. für Glückwunschanzeigen

Rechtschreibkontrolle. Das Ausnahmelexikon wird zentral gepflegt und automatisch auf die Arbeitsplätze kopiert.